Conservazione fattura elettronica - guida operativa

Conservazione fattura elettronica – guida operativa

La conservazione delle fatture elettroniche: luogo, tempo e processo di conservazione

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica. Questo obbligo di conservazione è in capo sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa.

Qualora un soggetto non tenuto all’obbligo di emissione della fattura (es. contribuente minimo/forfettario) decida per scelta di emettere la fattura in modalità elettronica. In tale casistita, per tale soggetto vi sarà l’obbligo di conservazione elettronica della fattura.

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione per i contribuenti, un software gratuito. Nella piattaforma “Fatture e Corrispettivi“, sul sito dell’Agenzia delle Entrate, è garantita la conservazione elettronica delle fatture.

Vediamo nel dettaglio adesso la tempistica di conservazione della fattura elettronica, il luogo ed il processo di conservazione.

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Fattura elettronica – tempi di conservazione

Per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare il termine ultimo per conservare elettronicamente i documenti è il 30 dicembre dell’anno successivo a quello di riferimento.

Considerando che, il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi 2018, è fissato al 31 ottobre 2019. Devono essere conservate entro il 31 gennaio 2020, le fatture relative al periodo d’imposta 2018.

Qui di seguito i soggetti che possono effettuare la conservazione elettronica:

  • direttamente dal contribuente;
  • dal soggetto depositario delle scritture contabili;
  • da un soggetto terzo (ad esempio la stessa Agenzia delle Entrate) oppure un conservatore di cui si avvale il depositario.

Processo di conservazione

Qui di seguito uno schema sintetizzato del processo di trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche:

  1. Generazione della fattura e sua trasmissione tramite il SdI;
  2. Ricezione della fattura da parte del cessionario: al proprio “indirizzo telematico” preferito per la ricezione e previamente comunicato; oppure Nell’area web riservata; oppure- al proprio indirizzo PEC;

3) Conservazione automatica del flusso di dati in uscita (fattura attiva) o in entrata (fattura passiva) gestito tramite il SdI;

4) Funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici.

Software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate

Con l’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico a partire dal 1 gennaio 2019, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un software, avente ad oggetto:

  • la predisposizione e trasmissione tramite SdI delle fatture elettroniche mediante le funzionalità rese disponibili nel portale dedicato alla Fatturazione Elettronica; 
  • la gestione del servizio di conservazione, sui server di Sogei Spa e nel loro formato “naturale” XML, delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI.

Adesione all’accordo di servizio

Per poter usufruire del servizio di conservazione, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, è necessario aderire all’accordo di servizio.

Tale accordo è pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.


Una volta effettuata l’adesione al servizio, è possibile iniziare il caricamento (“upload”) delle fatture elettroniche sul sistema di conservazione, oltre che per singoli file, anche tramite archivio compresso “.zip”.

Le attività eseguite dal sistema di conservazione sono comunicate al contribuente tramite rilascio di:

  • Ricevuta di avvio del processo di conservazione, attestante la presa in carico della richiesta;
  • Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione, attestante che dai controlli eseguiti sui file trasmessi non sono state rilevate anomalie. Quindi le fatture elettroniche sono state prese in carico dal sistema di conservazione. Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate può essere adottato da imprese e professionisti per conservare solo fatture elettroniche in formato XMLconforme alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Non può essere usato quindi per conservare fatture elettroniche in formato PDF, oppure altri documenti quali libro giornale, registri IVA, documenti di trasporto.

E’ opportuno evidenziare che i file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI sono tenute a disposizione nell’area di consultazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio. Pertanto, se si intende archiviare una copia delle fatture sui propri dispositivi per una gestione rapida delle stesse, si suggerisce di effettuare il download di file.

Criterio alternativo per la conservazione delle fatture elettroniche

Secondo l’Agenzia delle Entrate (circolare n. 13/E del 2 luglio 2018) la conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata anche in modalità differenti rispetto a quelle fornite dal portale di quest’ultima.

Questo purchè le copie siano prodotte nei formati ammessi
(come ad esempio appunto “PDF”, “JPG” o “TXT”)  e secondo regole
che ne garantiscono l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità. 

Deve essere conferita la medesima efficacia probatoria dell’originale da cui è tratto.

Pertanto l’operatore potrebbe evitare l’utilizzo del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate (e pure la sottoscrizione del relativo adesione all’accordo di servizio). Quindi conservare nella diversa maniera prescelta le fatture emesse e ricevute tramite il SdI.

Consulenza

In questo contributo abbiamo esaminato solo un’aspetto relativo alla fatturazione elettronica. Se hai bisogno di delucidazioni in merito a tutte le novità che comporterà la fatturazione elettronica non esitare a contattarci!

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